En estos últimos meses hemos oído la palabra digitalización en múltiples ocasiones, en nuestro trabajo, en las noticias, en la boca de gurús empresariales, y es que, lo que antes sonaba a futuro, ahora es el presente de todas las compañías, tanto nacionales como internacionales.
Según un estudio realizado por Salesforce, la transformación digital en las empresas se ha acelerado como respuesta a la pandemia y, actualmente, 7 de cada 10 empresas han tomado el camino de la digitalización. Y la gestión de proyectos no debe quedar al margen, sin embargo hay otra realidad paralela a esa.
A pesar de la digitalización que han experimentado las empresas este año, muchas de ellas continúan diseñando y ejecutando procesos de trabajo con herramientas obsoletas. La realidad es que España se coloca en el puesto número 45 en el ranking de economías más digitalizadas, situándonos por debajo de la media europea.
Hay una creencia de que la digitalización solo es imperativa en ciertos tipos de empresas, pero a lo largo de este año hemos visto que es una necesidad para que los negocios y la sociedad en sí misma puedan evolucionar a una forma de pensar digital y tecnológica.
La gestión de proyectos con nuevas herramientas
Como decíamos, una consecuencia de esta situación debe ser la evolución en la gestión de los proyectos. Cuando un proyecto depende de varios responsables y colaboradores puede ser complejo, ya que normalmente son proyectos con multitud de tareas y donde la dispersión geográfica de los equipos de trabajo empieza a ser habitual. Para dar una solución a ello y gestionar de manera eficiente estos proyectos, hay una gran cantidad de herramientas.
En nuestro webinar del 19 de noviembre ‘Una herramienta diferente para la gestión de proyectos’ se trató una de ellas. Y para ello, contamos con la participación de Herminia Santisteban, responsable de Gestión de Marca de Efficiency Network de Port de Barcelona, Jesús Gil, director de Aggylon y Lola Sánchez, directora IT de Aggylon.
Aggylon es una herramienta integrada que permite gestionar los diversos tipos de proyectos de una empresa y al mismo tiempo compartir los recursos de marca y marketing desde una plataforma fácil de usar, que permite trabajar a los equipos de forma colaborativa.
Cómo gestionar los proyectos del día a día
Esta herramienta dispone de diferentes módulos que permiten gestionar todo tipo de proyectos. En el webinar se trató en profundidad el módulo Brand Guardian, un espacio dentro de Aggylon que permite el seguimiento de los procesos creativos en el día a día.
El Brand Guardian fue concebido como un espacio para gestionar los procesos creativos donde los usuarios pueden compartir sus creatividades para su revisión y aprobación por parte del área responsable. Por ello, cuenta con un doble muro de actividad: por un lado, encontramos el muro de solicitudes, donde se puede hacer un seguimiento detallado de los procesos y disponemos de un histórico de solicitudes anteriores.
Por otro lado, contamos con el muro de validaciones en el cual el área responsable puede revisar las diferentes creatividades que los usuarios han compartido y que se encuentran pendientes de validación.
Para las marcas es esencial la rapidez en la implementación y lanzamiento de sus campañas. Por ello Brand Guardian permite que los procesos de validación estén totalmente sistematizados. Ello redunda en una mayor eficiencia a la vez que minimiza el riesgo de que se cometan errores.
Hasta ahora, en muchas ocasiones, dichos procesos de validación se realizaban a través de una llamada, un correo o un chat, corriendo el riesgo de que se pierda información, se duplique o se ralentice el proceso. El objetivo de este módulo es proporcionar orden y un seguimiento adecuado a todos esos procesos.
Brand Guardian permite crear una “conversación” ágil y ordenada desde la plataforma, evitando los errores, las duplicidades y otro tipo de problemas similares.
El caso de éxito de Port de Barcelona
Pero además, para una empresa como Port de Barcelona, donde día a día tienen que tratar con multitud de empresas y colaboradores externos, es indispensable el orden y la seguridad en los complejos procesos de gestión. La organización en un puerto tan importante como el de Barcelona, que tiene un extenso flujo de actividad tanto en el puerto para negocios como en el puerto recreativo de la ciudad, es imprescindible.
Herminia Santisteban, responsable de Calidad Externa de Port de Barcelona, nos contó su experiencia con el módulo de proyectos de Aggylon, el cual utilizan para la gestión de procesos de auditoría. Señaló como principal beneficio la facilidad de seguimiento de las mercancías transportadas desde el puerto a través de las diferentes empresas logísticas que intervienen en el proceso. Empresas con las que tienen que compartir diariamente documentos e información y con las que tienen que seguir un proceso de auditoría para asegurar la eficiencia del transporte.
Otro beneficio que compartió Herminia Santisteban fue la fiabilidad que pueden garantizar a sus clientes gracias a la herramienta, pues todos los colaboradores y agentes logísticos implicados en el transporte de las mercancías pudieron acceder al sello de calidad y eficiencia.
Por último, destacó que Aggylon ofrece otras muchas funcionalidades y que permite a la empresa no solo utilizar el módulo de imagen de marca con sus recursos de identidad visual, manuales y demás elementos de comunicación, sino que también emplean la herramienta para gestionar las auditorías y los certificados a las empresas de transporte, necesarios para asegurar la calidad del servicio que ofrecen. El establecimiento de flujos de trabajo eficientes ha optimizado los esfuerzos y el tiempo de Port de Barcelona.
Si quieres conocer más esta herramienta o acceder a la grabación del webinar, puedes ponerte en contacto con nosotros.
