En el mundo de la marca, el branding, el marketing y la comunicación, se habla de activos digitales para referirse a recursos como logotipos, fotografías, vídeos, ficheros de sonido, páginas web, plantillas, diseños de productos y otros recursos que están relacionados con la marca y que pueden llegar a alcanzar grandes volúmenes de archivos, sobre todo en entornos multimarca o compañías con una arquitectura de marca más compleja.
Por tanto, su gestión requiere de una sobresaliente organización, almacenamiento y clasificación. No debemos olvidar que este tipo de archivos constituyen un importante patrimonio y son un activo para las organizaciones, tanto por su elevado valor económico como por la dificultad que supondría su reposición en caso de deterioro o pérdida.
¿Qué son los activos digitales?
Por su propia naturaleza, los activos digitales son recursos intangibles que se pueden distribuir fácilmente por medios digitales, pudiéndose duplicar cuantas veces queramos sin que exista una pérdida de calidad y con posibles modificaciones. El correo electrónico o la descarga a través de FTP,s (File Transfer Protocol), entre otros. Son herramientas que, si bien nos garantizan la difusión de los activos digitales de marca, suponen al mismo tiempo un problema: la dispersión y descontrol de estos activos intangibles de la compañía.
Tipos de activos digitales
En la mayoría de ocasiones, los activos digitales se clasifican en función de un punto de vista técnico. No obstante, es aconsejable realizar una clasificación adaptada a las estrategias digitales que tiene la empresa en concreto. Así pues, podemos destacar tres grandes grupos comunes a la mayoría de compañías:
- Activos propios: se trata de activos digitales creados por la propia empresa y sobre los que tiene control. Entre estos activos digitales encontramos la página web o aplicación móvil de la compañía, el blog empresarial, … Es decir, son aquellos activos que ofrecen contenido de valor a los clientes de la empresa. Además, podemos encontrar otro tipo de activos como la base de datos que utiliza el negocio o el software de gestión de la organización.
- Activos de terceros: son aquellos activos que la empresa utiliza frecuentemente para su estrategia digital aunque no son propiedad de ésta. Hablamos de plataformas de marketplace, redes sociales, plataformas de creación de anuncios como Google Ads, Facebook Ads, Instagram Ads, o softwares desarrollados por terceros como, por ejemplo, el sistema operativo Windows.
- Activos creados por usuarios: estos son activos creados por los cibernautas en los que se agrupan contenidos que influyen en la reputación de tu marca. Se trata de menciones voluntarias en otros blogs, revistas, páginas web, reseñas de usuarios, etc.
Gestiona correctamente tus activos digitales
Cuando gestionamos los activos digitales de la empresa nos surgen preguntas como: ¿Y si una versión específica y secreta del logo llegase a manos de usuarios no autorizados?, ¿y si entre tanto el envío se desvirtúa el texto original y la compañía acaba publicando un comunicado o anuncio que no era el deseado?, ¿y si se envía el nuevo jingle a quién no se debe?, ¿y si se duplica el trabajo porque el archivo no llegó a quién debería o se están gestionando dos procesos paralelos?, ¿se puede llegar a utilizar un vídeo del que ya no tenemos derechos?
Ante estas posibles situaciones, debemos llevar a cabo tres puntos que nos ayudarán gestionar correctamente nuestros activos digitales:
- Disponer de una ubicación centralizada para almacenar todos los archivos digitales.
- Mantener perfectamente organizados, clasificados y actualizados los diferentes activos.
- Disponer de la herramienta adecuada para compartir esos activos con todos nuestros colaboradores, su consulta y descarga.
Para ello, nacieron las herramientas DAM (Digital Assets Management), que posibilitan un control exhaustivo de los assets en disponibles y los activos digitales compartidos. Además de ofrecer la opción de definir quiénes pueden acceder, consultar o descargar cada uno de los archivos, estas herramientas también proporcionan información sobre cuándo se realiza cada una de estas acciones mediante el cuadro de mando que incorpora.
Otra de las características de las herramientas DAM es que permiten compartir nuestros activos digitales de manera sencilla y rápida. Facilitan el acceso en cualquier momento y en cualquier lugar a los documentos, plantillas, imágenes, vídeos y audios, en todos los formatos predefinidos de tu negocio. Asimismo, aportan una mayor seguridad a la hora de compartir los archivos con tu equipo y colaboradores.
BrandCenter Aggylon: la solución para gestionar fácilmente tus activos digitales
Gracias a BrandCenter Aggylon podrás gestionar todos los proyectos de marca, marketing y comunicación de tu empresa de manera eficiente y profesional. Este software incluye herramientas DAM que te permitirán acceder a todas sus funcionalidades. Además, esta plataforma incorpora otras funciones principales que te permitirán:
- Centralizar tus archivos en un lugar seguro.
- Facilitar el acceso a los mismos en función del perfil de cada usuario y los privilegios definidos.
- Encontrar rápidamente el archivo que buscas gracias al potente buscador que incorpora.
- Elegir el tamaño más conveniente y ajustarlo en el momento de la descarga.
- Gestionar los copyrights de las imágenes y vídeos, y la despublicación automática de los mismos.
- Etiquetar automáticamente las imágenes cuando es necesario hacer una carga masiva.
- Reencuadrar una fotografía antes de la descarga.
- Disponer de estadísticas sobre las descargas realizadas por los usuarios.
Tanto si se habla de una organización internacional con un departamento ad hoc como si se trata de una PYME con apenas recursos y personal, mantener bajo control de esta manera el patrimonio estratégico de la marca es una necesidad para cualquier compañía actualmente, y los sistemas DAM son la herramienta perfecta, especialmente integrados en una plataforma SaaS a medida de las necesidades de la empresa.
Actualmente, mantener bajo control el patrimonio estratégico de la marca es una necesidad para cualquier compañía, ya sea una organización internacional con un departamento ad hoc, como si se trata de una PYME con apenas recursos y personal.
Los sistemas DAM, son la herramienta perfecta para eso, y más si van integrados en una plataforma SaaS a medida de las necesidades de la empresa.
En un entorno donde las marcas y empresas deben gestionar una gran cantidad de touchpoints de lo más diversos, simplificar la gestión de los activos digitales es clave y en Aggylon BrandCenter podemos ayudarte.
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