El email no nos da visibilidad del flujo de aprobación. Solo vemos mensajes inconexos y reconstruir el camino es complejo. Una herramienta de aprobación online te permite ver con facilidad el flujo de aprobación y los estados por los que ha pasado. Se puede definir la cadena de aprobación e iremos viendo la acción que toma cada persona.

A veces no está todo el mundo en copia, otras veces hay demasiada gente en copia. Un entorno de trabajo te permite ver con facilidad quién está en ese proyecto y que permisos tiene. La idea es que asignes a las personas que necesitan estar en la cadena de aprobación y nadie más. Poner a gente en copia “por si acaso” no es un buen método de aprobación.

En email no se crea un archivo común. Cada persona tiene sus archivos con sus mensajes. Es necesario tener un repositorio común donde todo el mundo vea lo mismo. Si necesitaras reconstruir el proceso, sería muy complejo poner a todo el mundo de acuerdo.

Las aprobaciones son claras y visibles para todo el mundo. Cuando un documento se aprueba en un entorno de trabajo colaborativo, todo el mundo recibe una notificación del proceso y se dan siguientes pasos de una forma coordinada. 

En una lista de correo, los roles no están claros. Cualquiera puede aprobar o rechazar un documento creando problemas de comunicación. Puede haber personas que revisar, otras aprueban. También puede ser que en función del límite cada persona tenga un papel. Las listas de correo no nos dan visibilidad en la jerarquía.