DAM, o Digital Asset Management. Es un sistema o software de gestión de activos digitales para organizar, almacenar y compartir los recursos digitales de una empresa. Pero más allá de qué es DAM, de su definición, del significado de asset management o de sus características y beneficios. ¿Qué lleva a una empresa o marca a optar por esta herramienta?

Implantar un nuevo software de gestión en una compañía supone una importante inversión de recursos económicos, de personal y de tiempo. Por ello es necesario analizar de forma detenida las necesidades de cada marca. También estudiar las diferentes soluciones existentes en el mercado para dar con la que mejor se adapte a nuestro caso. Tanto en términos de gestión como económicos.

El problema

Las marcas que trabajan con repositorios de assets o activos, se han encontrado en los últimos años con estos problemas:

• Mayor número de assets: desde la llegada de la digitalización, el número de activos y material de una empresa se ha multiplicado exponencialmente. A las imágenes de marca, templates, facturas y otros documentos de gestión se suman ahora vídeos, audios, imágenes adaptadas a los diferentes soportes, dispositivos y formatos digitales, manuales… haciendo más compleja su gestión.
  
  Los tradicionales repositorios ya no son operativos para recuperar los activos digitales de una marca de forma rápida y sencilla. Se antojan necesarios nuevos sistemas de almacenamiento y organización que permitan, además, un sistema de acceso por niveles o permisos, desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar.

• Se multiplican los workflows: a mayor nivel de documentación aumenta también el número de procesos para crearla, gestionarla y compartirla. Los workflows de una compañía son cada vez más complejos e involucran -gracias a la digitalización y a la globalización- a más actores o partners. Poder contar con una herramienta que incluya la gestión de assets tipo DAM y la de procesos supone una gran ventaja competitiva y tendrá un impacto positivo en los resultados de la compañía.

• La RGPD y una legislación cada vez más amplia: la nueva legislación de protección de datos en toda Europa es solo una muestra de una legislación cada vez más exhaustiva y que ha llevado a las empresas a cumplir ahora más que nunca ciertos criterios como la caducidad del copyright, la organización de las bases de datos… Poseer un DAM o un sistema automatizado, eficaz y de confianza puede evitar multas o incidentes legales.

• Times to market ajustados: en una época en la que el cambio constante y la instantaneidad son cosa del día a día, las empresas se fijan cada vez objetivos más ambiciosos pero con times to market más ajustados para alcanzarlos. Desarrollar los procesos de manera eficiente es más necesario que nunca.

La solución

Un sistema de digital asset management adecuado y bien implantado puede suponer un ahorro de tiempo y personal, garantizando a medio plazo el retorno de la inversión. Según el estudio Global Digital Asset Management Market realizado por la consultora Mordor Intelligence, la inversión en un sistema DAM puede suponer un ahorro de entre 1.000 y 6.000 horas para una empresa, lo que en términos económicos se traduciría entre 22.000 y 128.000. 

Mordor Intelligence asegura en sus previsiones que hasta 2020 las empresas se gastarán unos cinco mil millones en implantar el DAM en sus organizaciones. Y lo harán además apostando por herramientas SaaS como el  BrandCenter de Aggylon. Cifras que supondrán, aseguran, al menos el 20% del presupuesto tecnológico de marca, marketing o comunicación.

Al igual que las empresas ya no envían desde hace años a los trabajadores al despacho de RRHH a cobrar sus cheques o nóminas en mano y han optado por transferencias electrónicas, la gestión exitosa de los activos y assets de una marca requiere subirse al carro de la innovación y apostar por los nuevos sistemas y herramientas disponibles. La innovación es el motor de la competitividad de cualquier empresa. Sin innovación, a medio plazo ninguna compañía tiene futuro, por lo es en definitiva una cuestión de supervivencia.