Sharepoint, Canva, DAM, BrandCenter…. Multitud de términos. ¿Conoces las diferencias? ¿Qué herramienta me conviene usar?
En el entorno empresarial actual, la gestión eficiente de archivos y documentos es de gran importancia para cualquier departamento. Pero en lo que respecta a la identidad corporativa, esta gestión no solo es necesaria, sino que es clave para el éxito de cualquier marca.
Las marcas, ya sea en una multinacional o en empresas más modestas, se enfrentan a ecosistemas cada vez más globalizados, operando en múltiples países, con varios proveedores o incluso gestionando espacios físicos en distintas localizaciones, con diferentes culturas.
Por tanto, la correcta organización, distribución y control de activos como imágenes, videos, logotipos y documentos es esencial para mantener la coherencia de la marca – el baluarte que marca la diferencia – y optimizar los procesos relacionados, ya sea dentro de la organización o con externos (partners, proveedores, agencias), etc.
En este sentido, la mayoría de las empresas disponen de los sistemas de edición y almacenamiento en la nube clásicos, como Sharepoint, Onedrive o Google Drive. Estos son generalistas y su dinámica es conocida por los usuarios. Sin embargo, para la gestión de marca presentan diversos problemas, ya que su uso está englobado en un ecosistema tan amplio que no cubre sus necesidades específicas.
Ahora bien, la gestión de una marca no solo implica disponer de un repositorio de archivos unificado y de fácil acceso, lo que podrían solucionar los softwares concebidos como DAM – Digital Asset Management – sino que supone otros procesos como peticiones y aprobaciones de piezas, o la edición de contenido específico y restringido para cada filial, proveedor o distribuidor, por ejemplo.
Con todo lo anterior, un BrandCenter se posiciona como una solución que permite la gestión ágil y eficiente de los activos digitales, lo que se conoce como Digital Asset Management – DAM– a la vez que integra funcionalidades específicas para la gestión de marca.
En este artículo, exploraremos las diferencias entre las herramientas clásicas y un BrandCenter en lo relacionado con la eficiencia y coherencia de la identidad corporativa, y por qué este último se está posicionando como la solución ideal para gestionar marcas de cualquier tamaño.
I. ¿Qué son los gestores documentales? Sharepoint, Canva y plataformas DAM.
SharePoint es una plataforma de edición, colaboración y gestión de documentos desarrollada por Microsoft. Aunque es ampliamente utilizada en el entorno empresarial, SharePoint presenta algunas limitaciones significativas cuando se trata de la gestión de marca.
Su enfoque generalizado hace muy compleja la creación de flujos de trabajo específicos para la gestión de marca, derivando en una dependencia de los departamentos de IT de las empresas y generando flujos de trabajo complejos y poco intuitivos. Además, carece de herramientas especializadas para garantizar la coherencia y el cumplimiento de las directrices de marca. Esto puede dar lugar a la dispersión de procesos y la pérdida de la identidad.
Los gestores documentales o herramientas DAM cuentan con la ventaja de haber sido creados específicamente para la gestión de activos digitales – imágenes, documentos, presentaciones, plantillas, etc -, y por lo general tienen una organización mucho más intuitiva y ágil que la herramienta de Microsoft, pero nuevamente carecen de funcionalidades específicas para la gestión de marca.
Canva es un editor de creatividades muy sencillo e intuitivo, que funciona con su propio sistema “Drag and Drop”. Pretende dar acceso a la edición a personas que no sean especialistas en herramientas más complejas como Photoshop o Illustrator.
II. ¿Qué es un BrandCenter?
Un BrandCenter es una solución especializada no solo para la gestión de activos digitales (DAM), sino para todos los procesos y personas relacionados con la marca. Estos procesos incluyen flujos de aprobación de contenidos, edición de piezas, gestión de inventario de marca, etc-. Este software está diseñado específicamente a partir de las necesidades de las empresas en lo que se refiere a la identidad corporativa, ofreciendo una serie de beneficios y funcionalidades que se centran en la eficiente organización, distribución y control de activos de marca.
III. Pros y contras. ¿Con qué plataforma debo gestionar mi marca?
Aunque dispondremos de una tabla comparativa al final de todas las herramientas, en este apartado profundizaremos en los DAM (gestores documentales) versus un BrandCenter, pues clásicamente son confundidas como herramientas sustitutivas para la gestión de marca.
Beneficios de utilizar gestores documentales:
- Colaboración generalizada. Son plataformas sólida para la colaboración y la gestión de documentos en general.
- Experiencia en el uso. En el caso de Sharepoint, a pesar de su compleja interfaz, los equipos de trabajo están familiarizados con la interfaz de Microsoft. Y, en cuanto a los DAMs, cuentan con interfaces mucho más amigables.
Contras del uso de gestores documentales:
A pesar de que mejoran la colaboración y son usables, los DAMs presenta limitaciones significativas cuando se trata de la gestión de marca y activos digitales:
- Limitaciones en la gestión de marca. Carecen de herramientas especializadas para la gestión eficiente de la marca. (Ej. métricas de acceso, caducidad de copyrights, autoedición selectiva de piezas, etc.), lo que puede dar como resultado una falta de eficiencia y control en este ámbito.
- Enfoque generalizado. Son plataformas versátiles que abarcan una amplia gama de funciones y casos de uso. Sin embargo, es este enfoque generalizado el que dificulta la gestión especializada de activos exclusivos de marca. Esto puede resultar en una falta de coherencia y control en la implementación de la marca.
- Complejidad y curva de aprendizaje. Al no estar concebidos específicamente para la gestión de marca, se requiere un tiempo considerable de aprendizaje y personalización para adaptarse a las necesidades específicas de la gestión de activos de este tipo de activos . Esto puede resultar en una experiencia frustrante para los usuarios y un menor cumplimiento de las directrices de la marca.
- Necesidad de un equipo dedicado. Esta complejidad lleva en el mejor de los casos, a que las grandes empresas dispongan parte del tiempo de sus equipos técnicos a la configuración de estas herramientas, sobre todo en el caso de la suite de Microsoft, para adaptarlas a la gestión de marca, con el coste de oportunidad que ello supone.
- En el caso de Sharepoint o Google Drive, estas son herramientas de edición en línea de los formatos de Microsoft (Word, Excel, Power Point) o Google, no de archivos finales, y, por tanto, son limitadas en cuanto a la gestión de accesos a piezas y a versiones.
Beneficios del BrandCenter:
- Centralización. Un BrandCenter está diseñado específicamente para la gestión de marca. Proporciona una plataforma centralizada donde los usuarios pueden acceder, almacenar y gestionar todos los activos digitales y procesos relacionados con su marca de manera organizada y fácilmente accesible.
- Buscador avanzado. Los términos de búsqueda no solo se basan en los términos intrínsecos al contenido. También se categorizan términos específicos por cada activo digital. Ej. las imágenes de aviones de Iberia Aerolíneas llevan la etiqueta de su categoría de avión p.e A320, de forma que puedan ser encontrados por ese término y no solo por la palabra “avión”.
- Autoedición de piezas. El BrandCenter posee un módulo de autoedición que permite a los usuarios editar secciones específicas de una pieza de contenido, asegurando la consistencia y el cumplimiento de las directrices de marca, evitando la dispersión y el uso incorrecto de activos desactualizados. Esto es interesante, por ejemplo, para el diseño de carteles publicitarios en varios países, pudiendo cambiar exclusivamente el idioma de la comunicación, pero no su diseño final.
- Gestión de flujos de trabajo. Con el módulo de proyectos o BrandGuardian, los usuarios pueden trabajar de manera conjunta en proyectos relacionados con la marca, como un nuevo logotipo, e incluso realizar revisiones y compartir comentarios de manera eficiente, lo que agiliza los flujos de trabajo.
- Personalización y adaptabilidad. El BrandCenter, aun en formato SaaS, se adapta a las necesidades específicas de cada empresa, permitiendo la creación de diferentes flujos de trabajo personalizados, por proyectos, equipos, campañas, etc.
- Dedicación y soporte por parte de especialistas. Con el BrandCenter, las empresas tienen a su disposición no solo la herramienta, sino que también un equipo de Contents Curators – categorizadores de contenidos- que les ayudarán a mantener su contenido limpio y estructurado, soporte continuado y un servicio de consultoría de gestión de marca.
Contras de BrandCenter:
- Cambios en la dinámica de trabajo. Un BrandCenter implica una dinámica de trabajo más ágil y eficiente, pero también desconocida hasta ahora. Los equipos deberán ser instruidos en evitar las peticiones a través de correo electrónico, WhatsApp e incluso verbalmente, y centralizar sus requerimientos en la plataforma.
- Curva de aprendizaje. Es posible que los usuarios necesiten cierto tiempo para familiarizarse con la interfaz y las funcionalidades específicas de su BrandCenter. Esta fricción se reduce con sesiones específicas de formación y un chat en directo donde los usuarios podrán, inicialmente, resolver todas sus dudas.
IV. ¿Es el BrandCenter una solución para mi empresa?
Pese a la creencia popular, un BrandCenter no es un sustituto de herramientas de gestión documental como Sharepoint o Canva – si lo es de un DAM para la función de repositorio – , más bien es complementario.
| Las anteriores son herramientas de almacenaje y edición, cuyo enfoque debería ser dirigido a archivos más dinámicos que se puedan editar continuamente. Un BrandCenter, aunque cuenta con un módulo de edición controlada, está diseñado para la gestión y el acceso a archivos finales, que marcan las directrices de marca de una compañía, y, por tanto, carecen de versiones. |
Además, cuenta con módulos específicos de gestión de marca de los que estas herramientas carecen.
Por tanto, siempre que exista una motivación por mantener una imagen de marca coherente y controlar su uso, el BrandCenter es una opción óptima para la gestión de marca tanto para grandes como por pequeñas y medianas empresas. Su enfoque especializado en la gestión de marca brinda una serie de ventajas clave para cualquier empresa:
Control de marca y coherencia
La facilidad de uso y las herramientas especializadas del BrandCenter ayudan a garantizar que todos los activos digitales estén alineados con las directrices de marca de la empresa. Esto asegura que el contenido producido sea coherente en términos de estilo, colores, tipografía y otros elementos de la identidad de marca.
Eficiencia y colaboración mejoradas
La colaboración efectiva entre los equipos es esencial para una gestión de activos digitales exitosa. Un BrandCenter ofrece un flujo de trabajo colaborativo optimizado que permite a los equipos trabajar de manera sincronizada en la creación, revisión y aprobación de activos digitales. Con características como el módulo de aprobaciones o BrandGuardian, comentarios y validaciones, los equipos pueden colaborar de manera más eficiente, reduciendo el tiempo y los esfuerzos dedicados a la coordinación y la comunicación.
Personalización y adaptabilidad
Cada empresa tiene necesidades y requisitos únicos en cuanto a la gestión de su marca. El BrandCenter se adapta, permitiendo un categorizado único en su módulo DAM – Digital Asset Management – así como la creación flujos de trabajo personalizados. Esto brinda flexibilidad y escalabilidad a medida que las necesidades de la empresa evolucionan.
Cumplimiento y seguridad
La seguridad y el cumplimiento son aspectos críticos para el branding corporativo. El BrandCenter, ofrece características avanzadas de seguridad y control de acceso que garantizan que los activos digitales estén protegidos de accesos no autorizados. Además, el BrandCenter cumple con los estándares y regulaciones de seguridad de cada industria, lo que proporciona una mayor tranquilidad para las empresas.
| Funcionalidades | SharePoint | OneDrive | Canva | DAM | Aggylon BrandCenter |
| Gestión y búsqueda de archivos | |||||
| Biblioteca de activos | Si | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Organización y búsqueda | Básica | Básica | Básica | Limitada | Avanzada |
| Buscador Avanzado | No | No | No | No | Sí |
| Metadatos y etiquetado | Limitado | Limitado | No | Si | Si |
| Gestión de Copyrights | No | No | No | No | Sí |
| Colaboración y flujos de trabajo | |||||
| Flujos de trabajo | Requiere integración | No | No | No | Si |
| Módulo de Proyectos | No | No | No | No | Sí |
| Revisión y aprobación de activos | Si | No | Si | No | Si |
| Control de versiones | Si | Si | Si | Si | Si |
| Colaboración en tiempo real | Básica | Básica | Avanzada | Básica | Básica |
| Usuarios Externos a la Organización | Sí | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Gestión de marca | |||||
| Personalización de la plataforma | Limitada | Limitada | Limitada | Limitada | Avanzada |
| Gestión Multimarca | No | No | No | No | Sí |
| Autoedición de Piezas | No | No | Si | No | Sí |
| Escalabilidad | Limitada | Limitada | Limitada | Limitada | Avanzada |
| Set-up y postventa | |||||
| Personalización del Software | Limitada | No | No | No | Sí |
| Chat | No | No | No | No | Sí |
| Soporte Técnico | Limitado | Limitado | Limitado | Limitado | Avanzado |
| Dedicación de recursos internos | Recomendado | Recomendado | No | No | No |
| Módulos adicionales | |||||
| Consultoría de gestión de marca | No | No | No | No | Si |
| Formación personalizada | No | No | No | Limitada | Si |
| Módulo de Inventario | No | No | No | No | Sí |
| Integración con Banco de España (Publicidad) | No | No | No | No | Si |
Conclusión:
La integración de un Software de gestión de marca o BrandCenter es la evolución natural para la gestión de marca en un mundo inminentemente digital. Sus funcionalidades especializadas en los flujos de trabajo relacionados con la identidad corporativa, una adecuada calidad-precio y una excelente facilidad en el uso de la marca lo posicionan como un complemento más del ecosistema de herramientas de cualquier empresa.
El BrandCenter ofrece un control de marca y coherencia efectiva. Mejora la eficiencia y colaboración entre equipos, permite la personalización y adaptabilidad, y garantiza el cumplimiento y la seguridad de los activos de marca. Al elegir un BrandCenter, las empresas de cualquier tamaño llevan al siguiente nivel la gestión de sus activos digitales, fortaleciendo su identidad de marca y obteniendo una ventaja competitiva en un mercado en constante evolución.
